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“小措施”做出“大文章”
作者:龔覺宇    來源:原創

    今天我們談一談物業行業的成本控制問題,在談具體措施之前,我需要提醒所有員工和管理者不要混淆“摳門”與“成本控制”的關系,原則上,要花該花的錢,少花甚至不花不該花的錢,我們要講究花錢的效益。節約和降低成本,人人有責,這是一種企業文化。
    2012年,是充滿風險的一年,危機與衰退伴隨經濟的運行。不少中小企業經營困難面臨市場萎縮,勞動力成本上升,原材料價格上漲,稅賦增加,權力成本、信用交易成本居高不下等等的壓力,造成中小民營企業舉步維艱。銀行、地方政府都面臨巨大資金壓力。而作為依托地產發展的物業服務行業,在各項剛性成本上漲的時候,如何過好行業冬天,沉著應對挑戰,想必是每個物業企業發展的頭等大事,面對2012年的嚴峻經濟形勢,悅豪物業自2008年以來就在開源節流各個方面下功夫,一面抓服務品質,提高滿意度;一面抓經營管理,保證年收益不斷增長。然而各地最低工資標準以每年10%的增幅提高,全國消費品價格指數以每年年3-5%的比例上漲;水、電、油、氣等資源能源價格更是逐年上調。生產要素價格的上漲推動了物業服務成本的逐年遞增,而絕大多數普通住宅物業的物業服務收費標準并無上調。服務成本剛性增長和服務價格缺乏彈性的雙重擠壓,不僅吞噬了物業服務企業本已微薄的利潤空間,甚至出現收費標準低于服務成本的倒掛現象。很多物業服務企業入不敷出。物業服務價格的長期停滯與房地產價格的飛速上揚形成了鮮明的對比,同樣是價格偏離價值,物業服務業與房地產業的偏離方向卻是南轅北轍,面對具有中國特色的這種價格機制,要想上漲物業費的可能性是非常小的,因此各物業管理企業各顯神通,有開展多元化經營的,也有提高高附加值的社區服務的,、但綜其觀點降本增效、開源節流是企業永恒的主題。下面從降低人力資源成本、能源費用、采購成本和專項服務外包費用四個方面淺析:
一、減員增效優化崗位流程
    對于物業服務企業這種勞動密集型企業,人力資源成本是其最重要的成本,在物業管理日常成本支出中約占到35%,(不含外包的秩序維護、保潔人員成本)。因此,對物業服務企業來說,節流的一種非常有效的方式即通過提高員工的工作效率、提高物業服務過程的科技含量來降低物業服務人員成本的投入。悅豪物業非常重視各級員工的培訓和公司的標準化建設,通過對員工技能的提高和制度的約束、監督來提高員工的工作效率。一直以來,悅豪物業總公司組織年度預算工作,其中合理、科學設定人員編制是預算工作的重中之重。在保持公司人工成本支出總體不變的前提下,使員工待遇近三年年增幅達10%以上。近年來,悅豪物業也在積極探索物業管理的科技化服務模式,不斷優化服務流程,減少不必要的崗位。近幾年公司由于多元化發展,各項業務都已存在。有餐飲、會務、前臺、收銀等涉及到各個服務業的崗位,因此對于人力成本的控制主要有以下兩個節約方法可以分析:
1、用兼職員工代替全職員工
用兼職員工代替全職員工,便不需要裁減任何人或削減任何人的工資,這樣做可以保證正式員工的薪酬福利也可以產生一定的社會效應。麥當勞是全世界最大的餐飲速食業者,在全世界40多個國家之中,總共雇用200萬名員工;但很少人知道,其中只有5%的人領固定薪水,也就是說其他們的190萬的員工是“計時工作者”;百安居的臨時員工也占員工總數的士20%-30%,目前主要只在部分配送和收銀工作中使用。我們公司也可以借鑒這些大公司的人力成本控制手段,在餐飲、會務等崗位中試行,人力成本可以大大節約。
2、以信息化推動業務流程再造,節約人力成本。
流程再造就是通過對過程的改善,滿足不同顧客對質量、速度、標準化和服務上的需要,利用公司的辦公OA等在線信息系統,以公司職能部門為信息源頭,對于信息進行一次性的收集和獲取,以避免錯誤信息進入和高昂的信息獲取費用。通過流程再造將原來不同專業人員干的工作可以合并為一個工作,由一個員工就能夠完成。省去了傳遞過程,從而加快了速度 ,提升了效率,但是如果沒有將流程理順的條件下,應用計算機技術就是誤入歧途,會出現很多問題,通過信息化管理主要目的是使企業的日常經營管理活動自動化,更重要的是要對企業傳統的經營方式進行根本性的變革,使其更加合理化、科學化,從而大幅度地提高企業的經營效益。
二、節能降耗降低能耗成本
    在物業企業中,除了人力成本是第一大成本以外,公共區域的能耗成本是物業企業的第二大成本,隨著國家對于水、電、氣定價逐步采用階梯收費后,公司的能耗成本隨著高峰低值在逐步增多,另外還有許多管線損耗及跑、冒、滴、漏的損耗還不可預計,因此對于能耗成本的控制我們要從日常工作中點滴做起,關注細節管理,向管理要效益。比如我們公共區域的照明設施要根據天氣變化以及夏令時時間通過序時器合理設置開啟時間,樓道燈最好也是有時間調節的,以防止長明燈的現象;對于公共區域的水費我們也要根據天氣情況合理選擇綠化澆灌水時間,以節約水費;老舊小區由于管線老化,要定期檢測是否有滲漏點,防止出現長期漏水現象而不知情的情況,只有在日常工作中做到細致的管理,相信能耗成本是能夠合理控制。
三、合理采購節約保養費用
   任何一個企業都離不開物資的采購,采購不僅涉及到日常維修保養零部件的采購,還有辦公成本的采購、原材料的采購等。采購成本的控制是我們成本控制的源頭。從2011年起我們采用大庫集中采購的模式,配置專門的采購及庫房管理人員,統一全公司的各項原材料的價格。但是由于區域分散,信息收集較慢,導致大庫管理的模式還存在一些問題,因此我們應創新采購方式和思維,從以下幾個方面著力控制采購和領用的環節:
1、由公司行政采購部門統一采購,并根據各物業管理部的需求制定品牌,不同品牌的物資的價格可能相差甚遠,并對使用情況進行跟蹤反饋。
2、現在由于電子商務的發達以及網絡商城及物流的便捷,公司可以采用網上批量采購,這種方式可以大量節約成本。據悉,進入中國的全球500強企業有93%以上的企業認可這種方式。
3、與其他企業聯合采購,選擇有能力的采購供方。對于很多供應商來說,采購的數量越多其價格就會越低,所以,與其他業務上的合作伙伴一起采購可能降低采購成本。
4、合理控制領用環節,通過以舊換新或是其他的方式。大家可能都去過銀行,而銀行里隨處可見的被栓住的簽字筆大家都用過的,由此可見這些大銀行在這些成本控制的細節上也是下足了功夫,我們的簽字筆的領用量也是非常大的,應該提倡以舊換新的方式領用;我們的辦公用紙倡導要用雙面;要是能在其他辦公費用的控制上再想一些辦法,積少成多也是一筆不小的成本。
四、科學合理設置服務崗位
    除了我們自有的員工以外,我們的外包服務有安全、保潔、和綠化。該部分人員成本也是占到公司九大項成本的30%以上,公司應將提高人均效率和管理面積作為重點,科學合理設置服務崗位,防止出現缺編缺崗現象。通過增加技防手段以減少人力的投入;通過加大對外包方人員的培訓、監督指導手段來提升人均效能。

最后,我想說成本控制不是某個部門的事,也不是哪一個人的事,要做好成本控制,就要樹立起全員成本文化和成本意識,并按照公司業務的需求,建立嚴格的成本控制的標準和監管機制,從采購、品質、庫存等每一個環節入手,從細微之處著手。所以控制細節也就是扼制往成本的擴散,讓每一個員工都來關注細節,真正把成本控制落到實處、落到細處。讓每個員工都要時刻想到如何為公司全流程節省成本,做出貢獻,時刻想到如何能提高效率。這樣我們才能在日趨激烈的市場競爭中立于不敗之地。


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