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第六十六站:辦公環境的形象提升
作者:趙瑩、劉華榮    來源:品質管理部

    辦公環境,是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合,從廣義上說,它是指一定組織機構的所有成員所處的大環境。隨著社會的發展,人們對于辦公環境的要求也越來越高,優良的辦公環境能夠提高辦公效率,有利于組織 溝通和員工的身體健康,使員工發揮更有效率的工作品質及工作績效,同時提升并維護了企業形象和組織形象。辦公環境包括工作區的空間、溫度、采光、通風、吸音設施和條件等,還包括辦公室墻壁、門窗裝修和裝飾的樣式、色彩,辦公桌椅、柜架的樣式和擺放方式以及各種辦公設備、辦公用品耗材和飲水設備的擺放方式等。本站主要講的是辦公環境的營造及健康安全。
? 辦公物品的擺放
辦公區域根據功能要求統一劃分,設立各部門辦公區、接待區、接待室、會議室、培訓室、更衣室等,每位員工都應做到辦公區域整體規范、整潔和美觀。每一位員工個人的辦公區域都應遵守辦公物品放置標準,未經批準,不得在辦公區域隨意添置生活用品及辦公設備,承擔其對所使用的辦公位及辦公桌面規范管理應盡的責任和義務。
1. 辦公桌
1) 桌面干凈無污漬,物品擺放有序,桌面擺放物品不易過多,且不擺放與辦公無關的物品,私人物品放入柜中,不得隨意擺放或堆放在辦公桌椅上,影響整體辦公環境。
2) 電腦顯示器按照要求放置在辦公桌面適當位置上,電話應放置在左手或右手邊(根據具體情況確定),文件框應擺放在辦公桌左前方或右前方,文件擺放整齊,標簽統一美觀,保持辦公區域辦公設備或設施擺放的統一性、標準性、美觀性,確保辦公區整體的一致性。
3) 辦公人員外出或長時間離開辦公位,須將資料收起鎖好,清理雜物,物品歸位,保持桌面干凈、整潔、有序。
2. 檔案柜
1) 柜內書籍、資料、物品擺放整齊有序,檔案盒要求使用統一標簽,柜頂不可擺放物品;
2) 資料、物品使用完畢,檔案柜應及時上鎖,并做好登記。
3. 辦公椅
辦公椅上不得隨意搭載或堆放物品,下班后或長時間離開座位應將辦公椅推入辦公桌下。
? 辦公環境的衛生
為了營造整潔、舒適的辦公環境,培養科學的、規律的工作習慣,進而提高工作效率,做好日常辦公環境的維護及良好辦公環境的營造工作是必不可少的。
1) 墻壁、天花板清潔干凈,無蜘蛛網,辦公桌臨近的墻面或電腦等設備上不可隨意張貼各類資料、便簽貼等;
2) 窗臺、花盆干凈,不擺放雜物;
3) 電腦、電話、打印機、復印機等擺放整齊,表面無污垢、無灰塵;
4) 地面不堆放雜物,保持地面的清潔,無煙頭、水漬、垃圾、紙屑、雜物等,吸煙到指定地點,不隨地吐痰,垃圾丟棄到指定位置;
5) 垃圾簍放在指定位置擺放好,干凈整潔,并及時清理,保證無溢滿現象;
6) 室內各種線路要走向簡潔、整齊、安全,并用護釘固定,不可亂搭接臨時線路。
7) 辦公區內辦公桌下方、電腦主機箱旁、垃圾簍旁、飲水機旁等區域,須加強關注,及時清理并擦試,保證辦公區整體環境的干凈整潔,確保辦公區無衛生死角。
? 辦公環境的健康安全
構成健康安全的辦公環境的基本要素有空氣、光線、聲音、空間、綠化、電源。
1) 空氣:辦公室內要有良好的通風條件,室內的通風和良好的空氣條件能夠提高工作的效率。
2) 光線:辦公室的光線應充足,局部照明要達到要求,可采取人工光或人工光與自然光結合等方式。
3) 聲音:辦公室要保持肅靜、安寧的氣氛。
4) 空間:辦公區建筑必須堅固安全,辦公設備的擺放應整齊,布局要合理,辦公室空間及座位空間要適當,座位間要留有通道,在通道的拐角處要注意桌椅、設備擺放的安全。在辦公區須配置相關的滅火設施及設備。
5) 綠化:辦公室內擺放花木,美化環境的同時,更會使辦公室內充滿生機,放松心情。
6) 電源:注意用電安全,保證無責任性火災發生,下班后隨手關閉電腦、空調、打印機、飲水機及照明等電氣設備設施,檢查無隱患后方可離開。
用心維護辦公環境是每一位員工的職責,每天須對所在辦公區的物品進行整理、辦公設備的狀態進行檢查,在日常辦公中維護辦公區的環境衛生,愛護辦公區的設備設施,養成良好的辦公習慣,共同營造優質的辦公環境,以提升整體辦公環境形象。


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